如何評(píng)估和購(gòu)買(mǎi)商業(yè)訂單管理軟件及相關(guān)公司管理軟件？

2019-5-5 / 已閱讀：2419 / 上海邑泊信息科技

     這篇文章不只是針對(duì)特定規(guī)模的公司和業(yè)務(wù)，它適用于您的初創(chuàng)微型企業(yè)、中小企業(yè)、和大型集團(tuán)跨國(guó)公司的訂單管理軟件采購(gòu)決策。同時(shí)這里不是在談?wù)撎囟ǖ能浖鉀Q方案。您計(jì)劃購(gòu)買(mǎi)的軟件解決方案可能會(huì)用于會(huì)計(jì)、商業(yè)智能、ERP、CRM、客戶(hù)中心、維護(hù)管理或其他類(lèi)型的應(yīng)用程序。有一點(diǎn)是肯定的，在本文的幫助下，您將能夠了解評(píng)估和購(gòu)買(mǎi)訂單管理軟件及相關(guān)公司業(yè)務(wù)管理軟件解決方案的正確過(guò)程。

我們從事軟件業(yè)務(wù)已經(jīng)很多年了，我們看到了很多細(xì)節(jié)，這些事情往往會(huì)給許多尋求更好軟件解決方案的公司帶來(lái)困惑和猶豫。一些公司不能放棄他們的遺留系統(tǒng)，而一些公司一旦新系統(tǒng)到位，就會(huì)遇到技術(shù)障礙。雖然這是軟件獲取和實(shí)施背后的基本真理，但購(gòu)買(mǎi)商業(yè)軟件解決方案的令人激動(dòng)的是，有一個(gè)明確而明顯的證據(jù)表明，今天成千上萬(wàn)的公司通過(guò)這項(xiàng)技術(shù)正在把他們各自的業(yè)務(wù)使用現(xiàn)代化的管理軟件量化和升級(jí)，并且對(duì)這些帶來(lái)的效率提升和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)感到滿意。他們的收入大幅增加，增長(zhǎng)仍在繼續(xù)。而且說(shuō)起來(lái)很容易；許多來(lái)自《財(cái)富》500強(qiáng)公司的人因?yàn)樗麄兟斆鞯孬@得的商業(yè)軟件而賺了很多錢(qián)。

所以，讓我們直說(shuō)吧。為了獲得能夠使您的組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的業(yè)務(wù)軟件，您應(yīng)該做些什么？答案很簡(jiǎn)單: 評(píng)估和購(gòu)買(mǎi)正確的商業(yè)軟件。是的，這就是你需要做的，肯定可以幫助你在戰(zhàn)略上做好這一點(diǎn).

(1). 考慮您的組織的需求

讓我們假設(shè)，在這一點(diǎn)上，整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)都同意，你已經(jīng)準(zhǔn)備好投資于某個(gè)管理軟件應(yīng)用程序了。預(yù)算已經(jīng)公開(kāi)披露，將參與購(gòu)置過(guò)程的關(guān)鍵人員已經(jīng)確定。因此，是時(shí)候以項(xiàng)目管理的方式來(lái)處理事情了。

(2). 定義項(xiàng)目

每個(gè)業(yè)務(wù)軟件解決方案都根據(jù)應(yīng)用程序類(lèi)型、功能、部署模型、市場(chǎng)規(guī)模和定價(jià)模型進(jìn)行分類(lèi)。請(qǐng)記住，我們?cè)谶@里的目標(biāo)是評(píng)估和購(gòu)買(mǎi)一個(gè)商業(yè)管理軟件產(chǎn)品（比如最常見(jiàn)的訂單管理軟件），將適合您的業(yè)務(wù)的規(guī)模和目前的需求。所以項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)首先應(yīng)該嘗試處理的是根據(jù)軟件行業(yè)設(shè)置的類(lèi)別來(lái)準(zhǔn)確地定義您的業(yè)務(wù)的實(shí)際需求。此外，通過(guò)執(zhí)行此活動(dòng)，您已經(jīng)在縮小搜索正確解決方案的范圍。現(xiàn)在，考慮將這份常見(jiàn)問(wèn)題解答列表提交項(xiàng)目管理，并旨在提出明確的答案。

需要什么類(lèi)型的軟件？它是集成套件、最佳品種套件還是行業(yè)特定？詢(xún)問(wèn)你的總經(jīng)理的主要議程，并從這些可用的選項(xiàng)中找到完美的匹配。

核心和次要功能是什么？您是否正在尋找基本的、高級(jí)的或高端功能？列出每個(gè)類(lèi)別的具體功能，讓部門(mén)經(jīng)理和主管對(duì)這個(gè)名單有自己的見(jiàn)解。

您將如何部署該系統(tǒng)？它是內(nèi)部部署、基于云、托管還是基于移動(dòng)？在IT經(jīng)理的幫助下權(quán)衡這些選項(xiàng)。

您是否選擇了第1層、第2層或第3層供應(yīng)商？他們提供的解決方案是根據(jù)其目標(biāo)市場(chǎng)：創(chuàng)業(yè)企業(yè)、中小企業(yè)或跨國(guó)公司的規(guī)模制定的。請(qǐng)尋求您的財(cái)務(wù)經(jīng)理的建議，因?yàn)閷⒛呢?cái)務(wù)能力與供應(yīng)商為您提供的解決方案的成本相匹配非常重要。

您是否愿意為永久軟件許可證或基于訂閱的解決方案支付更好的方式？有多少用戶(hù)，他們?cè)谑褂孟到y(tǒng)時(shí)的角色是什么？從未來(lái)的最終用戶(hù)那里獲得反饋，因?yàn)樗麄兏宄谑褂孟到y(tǒng)時(shí)可能會(huì)遇到哪些挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn).

完成物料清單或要求列表

在對(duì)上述問(wèn)題給出明確答案后，我們可以說(shuō)項(xiàng)目已經(jīng)定義。您的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在已準(zhǔn)備好在此解決方案的采購(gòu)過(guò)程中發(fā)揮其作用。但是，為了使他們正確地執(zhí)行作業(yè)，他們必須有完整的要求列表：功能、規(guī)格、硬件和軟件產(chǎn)品。換言之，必須將最終、完整和準(zhǔn)備充分的材料清單移交給采購(gòu)主管。不用說(shuō)，每個(gè)人在任何時(shí)候都在遵循公司的采購(gòu)和采購(gòu)協(xié)議是非常重要的.

(3). 征求建議書(shū) (RFP)

RFP流程將使一切都成為形式。由于您更有可能從事不經(jīng)常購(gòu)買(mǎi)軟件產(chǎn)品的業(yè)務(wù)，因此在將其發(fā)送給潛在解決方案提供商之前，您的RFP結(jié)構(gòu)良好至關(guān)重要。

起草RFP，包含項(xiàng)目管理會(huì)議期間討論的所有相關(guān)信息的RFP將使提供商能夠?qū)⑵渫暾覍?shí)質(zhì)性的建議返回給您。因此，您的RFP基本上應(yīng)包含以下內(nèi)容：

    簡(jiǎn)介

    公司名稱(chēng)

    使命和目標(biāo)

    RFP的目的 (或軟件解決方案的需要)

    業(yè)務(wù)背景

    組織架構(gòu)

    現(xiàn)狀 (IT 基礎(chǔ)設(shè)施、目前正在使用的系統(tǒng)、系統(tǒng)問(wèn)題和所需解決方案等)

    軟件采購(gòu)的主要目標(biāo)

    對(duì)具體要求的要求

    解決方案功能

    系統(tǒng)規(guī)格

    供應(yīng)商公司信息

    價(jià)格模型，服務(wù)計(jì)劃，套餐選項(xiàng)

    其他重要咨詢(xún) (如有必要)

 (4). 發(fā)送RFP

結(jié)構(gòu)良好的RFP將帶來(lái)很多好處，特別是當(dāng)收到來(lái)自不同供應(yīng)商的建議，然后進(jìn)行審查和分析時(shí)。將您的RFP發(fā)送給至少3到5個(gè)提供商 (或您在項(xiàng)目定義階段已經(jīng)入圍的潛在客戶(hù))。根據(jù)解決方案的復(fù)雜性，大多數(shù)供應(yīng)商都會(huì)在一段時(shí)間內(nèi)發(fā)送他們的建議，對(duì)于集成套件解決方案，可能需要4至6周的時(shí)間。

為什么還要發(fā)送 RFP？

如果您的首選解決方案 (如基于云的解決方案)和服務(wù)計(jì)劃或包已經(jīng)顯示在供應(yīng)商的網(wǎng)站上，是否真的需要RFP？嗯，是的，你還需要經(jīng)歷RFP過(guò)程。對(duì)于大多數(shù)銷(xiāo)售人員來(lái)說(shuō)，他們當(dāng)然知道供應(yīng)商網(wǎng)站上出現(xiàn)的數(shù)字通常是“掛牌價(jià)格”，而不是“實(shí)際價(jià)格”。更重要的是，供應(yīng)商的建議 (對(duì)RFP的回應(yīng))將作為你談判的主要基礎(chǔ)。因此，發(fā)送RFP是一項(xiàng)嚴(yán)格的要求。

(5). 跟進(jìn)與 RFP 相關(guān)的問(wèn)題

更多的時(shí)候，您向其發(fā)送RFP的供應(yīng)商會(huì)提出問(wèn)題和擔(dān)憂。你必須以最專(zhuān)業(yè)的精神招待他們。正在尋求與RFP相關(guān)的進(jìn)一步澄清的解決方案提供商由專(zhuān)業(yè)軟件專(zhuān)家組成，他們希望盡可能地幫助您的組織。

(6). 評(píng)估建議

在將每個(gè)建議的內(nèi)容制表時(shí)，請(qǐng)務(wù)必參考已確定的物料清單。此過(guò)程的一部分是檢查此特定供應(yīng)商提供的功能，并將不需要的功能劃掉。在使用電子表格輔助制表過(guò)程時(shí)，應(yīng)始終將文檔建議放在表中，并允許項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)逐一對(duì)其進(jìn)行審核。全面評(píng)估建議有助于加強(qiáng)您的決策過(guò)程。再進(jìn)行一輪頭腦風(fēng)暴，并提供您首選解決方案提供商的名稱(chēng)。

在選擇最終供應(yīng)商時(shí)，考慮以完全真誠(chéng)的誠(chéng)意回答這些問(wèn)題：

哪個(gè)供應(yīng)商可以為您的組織提供長(zhǎng)期利益？

從采購(gòu)到全面實(shí)施，哪家供應(yīng)商可以提供最好、最誠(chéng)實(shí)的服務(wù)？

哪個(gè)供應(yīng)商愿意把大部分時(shí)間用在更好地服務(wù)客戶(hù)上？

請(qǐng)聯(lián)系此解決方案提供商，并以您自己的戰(zhàn)略方法，嘗試獲得上述三個(gè)重要問(wèn)題的答案。在大多數(shù)情況下，真正想證明其能力的供應(yīng)商會(huì)在更高的層面上提供產(chǎn)品演示。其他人甚至?xí)?qǐng)你檢查他們已經(jīng)部署和工作的系統(tǒng)。請(qǐng)隨時(shí)與這種類(lèi)型的供應(yīng)商聯(lián)系。執(zhí)行模擬和測(cè)試，無(wú)論是基于云的還是內(nèi)部部署解決方案。檢查所有方面和角度，特別是那些您的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)想真正深入了解的方面和角度。只要它能幫助你做出更好的決定，就可以考慮做所有可用的選項(xiàng)，為了組織的利益。

(7). 進(jìn)入談判流程

大多數(shù)解決方案提供商在定價(jià)方面都是靈活的。雖然最終的決定權(quán)往往是在賣(mài)方方面的銷(xiāo)售人員的嘴上，但一個(gè)好的談判過(guò)程總是可以給雙方帶來(lái)雙贏的局面。雖然談判有時(shí)不能在一次會(huì)議上解決，但每當(dāng)與你的供應(yīng)商談判時(shí)，都要誠(chéng)實(shí)地對(duì)待你的意圖。如果是關(guān)于你的預(yù)算，那就清楚地證明它是合理的。如果是關(guān)于他們的服務(wù)計(jì)劃，告訴他們的解決方案缺少什么。說(shuō)到底，最重要的事情應(yīng)該發(fā)生的是，你們倆都在握手，希望把談判過(guò)程做好 .

(8). 簽合同

那么，對(duì)于一份涉及大量投資的合同，你打算怎么做呢？有三種項(xiàng)目管理方法.

讓你的法務(wù)團(tuán)隊(duì)幫助您。他們知道該怎么做，或多或少他們會(huì)告訴你合同是否有問(wèn)題。給他們足夠的時(shí)間復(fù)習(xí)，然后再貼上簽名，然后最終蓋章.

根據(jù)您希望在合同中澄清的技術(shù)方面聘請(qǐng)顧問(wèn)。如果是工作范圍 (SOW)，則軟件實(shí)施專(zhuān)家是正確的人選。如果與復(fù)雜的法律條款和條件有關(guān)，律師可以提供幫助。如果與錢(qián)有關(guān)，必要時(shí)邀請(qǐng)會(huì)計(jì)師進(jìn)行徹底的審查和計(jì)算。

始終考慮咨詢(xún)您的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。請(qǐng)記住，IT經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理都是團(tuán)隊(duì)成員。他們將是簽字人，在簽署合同協(xié)議時(shí)，他們知道什么最符合公司利益。

從評(píng)估到采購(gòu)階段，重要的是項(xiàng)目經(jīng)理必須承擔(dān)起全面的責(zé)任，監(jiān)測(cè)在團(tuán)隊(duì)成員中確定和分配的所有工作。這就是為什么在購(gòu)買(mǎi)管理業(yè)務(wù)軟件解決方案時(shí)，委派合適的項(xiàng)目經(jīng)理也是一個(gè)重要的考慮因素。再次強(qiáng)調(diào)，無(wú)論您的公司規(guī)模大小，使用項(xiàng)目管理方法總是會(huì)讓您獲得更好的結(jié)果，即獲得您為正確的業(yè)務(wù)管理軟件解決方案支付的費(fèi)用.

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正確的業(yè)務(wù)軟件選擇是成功部署和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的前奏。找到正確的解決方案不一定復(fù)雜，也不一定要花幾天或幾周的時(shí)間。

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